Les transports internationaux ont beau être sûrs, et particulièrement les transports aériens, ça n’a pas raté : le colis du moule et des tablettes est arrivé un peu écrasé. Cela tombait bien : Michel et moi étions sur le quai, pour autre chose.
Quand le camion est arrivé, le responsable du quai nous a prévenus. Nous étions donc là à l’ouverture des portes du camion. Mon cariste est allé prendre la palette et l’a sortie. On a vu.
Quand j’ai regardé Michel avec un air plutôt en colère, il m’a dit que c’était un bon exemple et que ça nous permettrait de voir comment fonctionnait la réception.
Comment cela DEVRAIT-IL marcher ?
En fait, il y a deux cas possibles :
• le dégât est apparent ;
• le dégât n’est pas apparent.
5.4.1 Quand le dégât est apparent
La réception doit :
1/ écrire des réserves précises et motivées* sur le bon de livraison ;
2/ laisser le chauffeur écrire des contre-réserves s’il le souhaite ;
3/ ouvrir le(s) colis endommagés immédiatement ;
4/ si les produits sont indemnes, continuer la procédure de réception ;
5/ si les produits sont endommagés, confirmer les réserves par lettre recommandée avec accusé de réception au transporteur qui a livré ;
6/ en envoyer une copie à son courtier d’assurance, agent d’assurance ou commissionnaire de transport (celui qui nous a assurés) ;
7/ ne plus toucher au(x) colis ;
8/ le(s) préserver pour éviter d’aggraver le sinistre ;
9/ répondre aux demandes du courtier, agent ou commissionnaire en charge du règlement du dossier d’assurance.
* Important
Les réserves portées sur un tampon « Sous réserves de déballage », « Sous réserves de contrôle », etc. NE SONT PAS VALABLES.
Une réserve motivée porte le n° du (des) colis endommagé(s), la nature la plus précise possible du (des) dommage(s) : colis mouillé, coup de fourche sur le côté, colis écrasé…
5.4.2 Quand le dégât n’est pas apparent
Si on ne voit rien, on ne peut pas faire de réserves, et si on n’ouvre pas les colis tout de suite, on a peu de chance d’obtenir quelque chose.
Il faut comprendre aussi les compagnies d’assurances marchandises transportées : si on a reçu la marchandise depuis plusieurs semaines ou mois et que l’on s’aperçoit que le produit est endommagé bien que l’emballage soit intact, l’assurance qui nous a couverts pendant le transport va avoir tendance à dire que c’est peut-être arrivé après la réception, chez nous. Allez prouver le contraire !
On peut. En déballant et en vérifiant les produits tout de suite, à la livraison !
Les conseils de Michel
Ces lettres sont des lettres-types à adapter à votre entreprise et à faire traduire au minimum en anglais.
Lettre n° 1. En cas de dommages apparents
Un exemple de lettre recommandée avec accusé de réception
Objet :
Expédition : de …. à ….
Titre de transport n° …. du ….
Matériels : …
Messieurs,
Par la présente, nous vous confirmons les réserves prises à votre encontre lors de la livraison de matériels en objet, à savoir :
préciser : dommages / pertes constatées / N* de colis endommagés / perdus …
En conséquence, nous entendons rendre votre société responsable du préjudice qui nous est ainsi causé.
Nous vous indiquerons dès que possible la date de l’expertise de ces matériels afin que vous puissiez vous y faire représenter.
Entre-temps, veuillez agréer, Messieurs, nos salutations distinguées.
(cc : commissionnaire de transport ou courtier d’assurance ou agent d’assurance, celui qui nous a assuré)
Lettre n° 2. En cas de dommages non apparents
Un exemple de lettre recommandée avec accusé de réception
Objet :
Expédition : de …. à ….
Titre de transport n° …. du ….
Matériels : …
Messieurs,
Par la présente, nous vous informons avoir constaté après déballage des matériels en objet, les dommages et/ ou pertes suivantes :
préciser : dommages / pertes constatées / N* de colis endommagés / perdus..
En conséquence, nous entendons rendre votre société responsable du préjudice qui nous est ainsi causé.
Nous vous indiquerons dès que possible la date de l’expertise de ces matériels afin que vous puissiez vous y faire représenter.
Entre-temps, veuillez agréer, Messieurs, nos salutations distinguées.
(cc : commissionnaire du transport ou courtier d’assurances ou agent d’assurance, celui qui nous a assuré)
5.4.3 Dans quel délai envoyer la lettre recommandée ?
Michel m’a fait un petit rappel des délais pour envoyer la lettre selon les différentes règles (lui parle de conventions internationales).
• En route, en France : 3 jours.
• En fluvial ou mer, en France et à l’international : 3 jours.
• En aérien, en France et à l’international : 14 jours.
C’est là qu’il m’a très fortement suggéré de ne pas suivre ces délais et d’envoyer la lettre recommandée le jour même.
En fait, il m’a dit de préparer une page avec les consignes en cas de réception de marchandise endommagée, de façon apparente ou pas, et de préparer un exemple de lettre recommandée pour les dégâts apparents et une pour les dégâts non apparents.
Cette lettre sera en liasse sur le bureau de la réception, ou facilement accessible sur le PC de la réception pour pouvoir être remplie IMMÉDIATEMENT, quand la marchandise endommagée arrive ou est découverte.
Comme c’est la réception marchandise qui découvre le dommage, il est important que ce soit elle qui commence la procédure.
Comme elle a autre chose à faire que de la paperasse, il est important qu’elle le fasse le jour même, sinon ça s’entasse et on dépasse les délais.
Comme ce n’est pas son boulot de suivre ce genre de dossier, il est important qu’elle passe le « bébé » à un service qui s’en occupera, le suivra, le relancera et m’en parlera si besoin.
Tant qu’on est une petite structure, je vais confier ça à ma secrétaire, elle s’en occupera sérieusement.
Et là, Michel m’a tendu un piège, il m’a demandé si je devais payer les produits qu’on venait de recevoir. Ça m’a paru simple, puisque la marchandise était endommagée, je ne payais pas mon fournisseur et l’assurance s’en occupait.
En fait, m’a dit Michel, il ne faut pas confondre les contrats. Avec mon fournisseur, j’ai conclu un contrat de vente que je dois honorer, il a envoyé la marchandise, je paie. Avec le courtier (dans mon cas, c’est mon commissionnaire de transport qui a agi comme un courtier), j’ai conclu un contrat d’assurance : il y a un dommage qui n’est pas de mon fait, il me rembourse.
