Question clé n° 10 : comment rédiger un cahier des charges ?
Le cahier des charges devra être rédigé avec soin. Plus il sera détaillé, moins il y aura de risque de litige par la suite. L’acheteur sait exactement ce qu’il va acheter ou faire produire, à lui de montrer son expertise à travers ce document qui servira également de base de travail aux représentants des organismes de contrôle (voir Étape 6).
Attention également à l’aspect douanier qui pourra influencer les critères de votre cahier des charges. La maîtrise et l’utilisation du régime douanier le mieux adapté sera un des facteurs clés de la réussite de votre projet d’achats à l’international (voir Étapes 3 et 8).
A noter que le formalisme et la rigueur de nos acheteurs ne sont pas toujours récompensés… Lors d’une recherche de sous-traitant en Chine pour faire réaliser des pièces de fonderie, un entrepreneur m’expliquait que le cahier des charges écrit et pourtant traduit en chinois n’avait jamais été ouvert par l’entreprise chinoise, mais que tous les schémas de fabrication avaient été réalisés à la craie… sur le sol !
Repère
Les principales rubriques d’un cahier des charges
– Caractéristiques détaillées du produit ou de la pièce à produire (taille, matière, dimensions précises, épaisseur, coloris, texture, composants, provenance…)
– Réglementations applicables et certification (marquage CE, normes particulières…)
– Délais de fabrication
– Quantités souhaitées et cadence des livraisons
– Conditions de livraison (Incoterms)
– Objectifs de prix et conditions de règlement
– Échantillons
Le conseil de Carole
Restez vigilant sur la qualité des livraisons et ne baissez pas la garde sur les inspections avant expédition. Certains fournisseurs sont experts dans l’amoindrissement de la qualité au fur et à mesure des livraisons : exemple sur les plaques de fonderie citées plus haut : d’épaisseur de 5 mm, amincies successivement à 4 mm puis 3,5 mm avant que l’entreprise importatrice ne découvre le stratagème de son fournisseur chinois…
