On a vu que lors d’une expédition, la facture suit rapidement l’expédition. C’est l’organisation des transporteurs et des commissionnaires de transport qui veut ça : une expédition = une facture.
Si cela ne pose pas de problème quand on a quelques expéditions, cela peut devenir « lourd » en termes de gestion de factures quand on a plusieurs expéditions à la suite. Encore plus quand ces expéditions sont identiques. L’objectif devient d’automatiser au maximum l’opération de contrôle qui n’apporte aucune valeur ajoutée.
Dans le cahier des charges, on a intérêt à se mettre d’accord avec sa comptabilité fournisseurs pour automatiser le traitement des factures. En général, pour automatiser le traitement des factures, il faut avoir passé une commande valorisée dans le système informatique. Ensuite, quand la facture est reçue, si son montant correspond à la commande, elle est payée automatiquement. En cas de différence, on peut dire au système de ne pas payer ou de ne payer que si la différence est inférieure à x % ou y euros. L’avantage est de ne pas bloquer une facture si on n’est pas d’accord sur le montant ET que la différence n’est pas importante (ne pas oublier qu’on doit payer à 30 jours, Loi n° 2006-10 du 5 janvier 2006 (JO 5 du 6/01/06) relative à la sécurité et au développement des transports, article 26 du Chapitre IV Dispositions relatives au transport routier).
Passer une commande valorisée devient facile quand on a négocié le prix avec le transporteur et la fréquence (semaines paires) avec le client. La seule variable est la surcharge gazole. Si l’on est entre gens de bonne foi désireux d’améliorer les processus sans valeur ajoutée, le mieux, concernant la surcharge gazole, est de se mettre d’accord sur un niveau de surcharge pour une période de six mois (ou plus), puis de le réviser et faire, si besoin, les ajustements financiers.
En d’autres termes, si la surcharge est de 6,5 % au moment où on négocie, on peut la stabiliser à ce niveau pendant six mois au bout desquels on comparera ces 6,5 % avec la réalité et on fera les avoirs/factures complémentaires éventuelles.
Bien entendu, il doit toujours être possible de modifier l’accord en cas d’urgence.
