Guide logistique et transports 2016 : le contrat de vente

D’abord, il va falloir que je signe un contrat de vente avec mon client Polonais et mon client coréen. Je vais traiter les deux en parallèle, ce n’est pas plus compliqué. Pour signer le contrat de vente, il faut que je propose un prix. Ce prix, c’est un prix hors taxes (parce que j’exporte). Mais il doit inclure la livraison de mes tables ou au moins une partie de cette livraison. Parce que, si ça marche – pardon, quand ça marchera –, il faudra continuer. Le marché français est saturé de mes tables, il faut donc trouver d’autres débouchés. Mes clients, je veux les chouchouter et, s’ils sont contents, moi, j’aurai d’autres clients.

 

1/ Transporter les différents articles

D’après mon conseiller, livrer en Pologne, qui fait partie de l’Union européenne, n’est pas difficile.
En revanche, livrer en Corée du Sud est un tout petit peu plus compliqué. Pour les modalités pratiques : Cahier des charges et Appel d’offres.

 

Repère
Vente hors taxes (HT)

Quand on vend en France, on facture au client la TVA qu’on reverse ensuite à l’État.
Quand on exporte ou qu’on expédie on facture hors taxes (HT), mais il faut prouver l’exportation ou l’expédition pour justifier la facturation hors taxes.
La justifications des ventes HT
Attention : les processus de justification d’exonération de TVA  pour les ventes dans la CEE ou dans les pays tiers sont différents.
Ventes CEE :
• Facture HT avec mentions obligatoires.
• Rédigez et déposez une DEB (Déclaration d’échange de bien) auprès du CISD dont vous dépendez (voir site de la douane http://www.douane.gouv.fr/articles/c779-declaration-d-echanges-de-biens-deb).
• Portez le montant des ventes intra CEE sur la déclaration de TVA (CA3). Assurez-vous que les montants DEB et CA3 correspondent.
• Preuve de livraison.
Ventes pays tiers :
• Facture HT avec mentions obligatoires :
– les mentions obligatoires d’ordre générales sont reprises dans le  BOI notice 3ca n°136 du 07 aout 2003 ;
– référence à l’article du CGI (Code général des impôts) concernant l’exonération : « exonération de TVA, article 262 I du code général des impôts ».
• Formulaire DAU (Document administratif unique) sous sa forme « déclaration d’exportation ». Selon la destination de type EX pour les pays tiers, EU pour les pays de l’AELE et CO pour les dépendances d’états membres (par exemple les DOM pour la France) avec mentions « BAE – ECS SORTIE ».
• Le décret n° 2010-233 du 5 mars 2010 modifie l’article 74 du CGI relatif aux formalités requises en matière de preuve des exportations de biens bénéficiant de l’exonération de la taxe sur la valeur ajoutée a modifié le régime de la preuve à l’exportation des biens par l’assouplissement des moyens permettant d’apporter la preuve de l’exportation d’un bien et de justifier l’application de l’exonération de TVA.

 

Attention à la conservation et à l’archivage des documents !
Le délai de conservation des documents va changer avec le nouveau Code des douanes de l’Union (CDU) : jusqu’au 01/05/2016, 3 ans + année en cours (art. 65 du Code des douanes national) ; à compter du 01/05/2016 : 5 ans + année en cours.
L’article 103 du CDU évoque en effet la dette douanière et par conséquent le délai de la prescription. Il est de trois ans de façon général. Mais lorsque la dette est née suite à un acte passible de poursuites judiciaires, le délai de trois ans est porté à un minimum de cinq ans et un maximum de dix ans en conformité avec le droit national.
La loi de finance rectificative 2015 (01/01/2016) a intégré en France cette nouveauté, donc le délai de prescription des dettes douanières passibles de poursuites judiciaires est de cinq années minimum (au lieu de trois jusqu’à présent).

 

A.  Le transport dans l’Union européenne

C’est une expédition*, pas une exportation. Et vu la quantité de tables basses et de miroirs que je dois envoyer, il y a de quoi remplir un camion complet, Full Truck Load (FTL) en anglais. Pour simplifier les choses, je vais m’adresser à des transporteurs qui « font » l’Europe avec une « demande de cotation ».

 

Repère
Les ventes intracommunautaires
Les ventes intracommunautaires sont reprises sous le terme « expédition » dans le code des douanes. D’ailleurs, vous rédigez en fin de mois une « DEB Expédition » (Déclaration d’échange de biens- Expédition). Dans le Code général des impôts (CGI) on parle de livraison, et vous renseignez la rubrique « montant des livraisons intra-communautaire » de votre déclaration de TVA (CA3).

 

Avant de faire une demande de cotation, je vais expliquer comment sont expédiés mes produits.
Les tables basses ont les pieds démontés, elles sont emballées dans des emballages qui ont fait leurs preuves (dimensions hors tout 110x60x30), le dessus est en verre comme les plateaux, donc fragiles. J’ai donc fait fabriquer des cartons étudiés pour les tables comme pour les plateaux. Les articles sont calés dans leurs cartons avec du polystyrène. L’emballage est très résistant.
Sur une palette 100 x 120, j’en mets 9,  3 sur le flanc et 3 en hauteur. Le poids d’une table emballé est de 22 kg. Aux coins, je mets des angles pour les protéger et une feuille de triple cannelure au-dessus. Et je filme le tout. Du coup, mes palettes font 180 cm de haut, plus une quinzaine de cm de palette = 195 cm maxi.
Compte tenu de la hauteur d’une palette, elles ne sont pas « gerbables ».
Comme la semi-remorque fait 2,45 m de large, avec des palettes de 100 x 120, je peux la remplir avec 26 palettes sur le sol, 9 tables  par palette. En tout, je peux donc mettre 9 x 26 = 234 tables dans une semi.
À 360 EUR la table, cela me fait une expédition à 234 x 360 = 84240 EUR.
Les tables ne craignent pas le froid, ni le chaud, ni la condensation, mais un peu les chocs.

 

Repère
Demande de cotation
C’est un mini-cahier des charges qu’un expéditeur envoie à quelques transporteurs ou commissionnaires de transport pour obtenir des prix pour une expédition.
Si on a plusieurs expéditions, il vaut mieux faire un cahier des charges et un appel d’offres.

Mon conseiller m’a dit de ne pas trop négocier sur le délai parce que, si le commercial du transporteur veut l’affaire et qu’il n’est pas en période de grande honnêteté il acceptera le délai mais, ensuite, les opérations feront ce qu’elles pourront, et il me dira que, décidément, je n’ai pas de chance !
S’il est honnête (mon conseiller m’a dit que ça arrivait aussi, mais d’autres fois !), il rectifiera votre délai souhaité en vous en assurant la fiabilité. Une chose que j’ai apprise : il vaut mieux être sûr que ça arrive en quatre jours, plutôt que de se planter en trois.

 

Repère
La palette
La palette est une unité de transport de l’usine au lieu de distribution ou de vente. On la qualifie souvent d’emballage tertiaire ou d’emballage de transport, par différenciation avec les emballages secondaires, contenant eux-mêmes les emballages primaires en contact avec le produit, qu’on appelle aussi conditionnement.
Il y a trois normes internationales qui traitent de formats, de caractéristiques dimensionnelles et de tolérances.
• ISO 6780, 2003 : « Palettes plates à usage général pour transport de marchandises – Dimensions principales et tolérances ».
• NF EN 13382, 2002 : « Palettes plates pour la manutention et le transport de marchandises – dimensions principales ».
• NF EN 13698-1, 2003 : « Palettes Europe standard en bois à quatre entrées et trois semelles, au format 800 x 1200 x 144 mm ».

 

B.  Comment trouver un transporteur qui « fait » la Pologne ?

Ma demande de cotation, mon conseiller m’a suggéré de l’envoyer à trois ou quatre transporteurs : un dans ma région, un en Pologne, et un ou deux gros. Ainsi, j’aurai un bon éventail de prix. Celui près de chez moi, je le connais et il va me débarrasser de ma marchandise rapidement. En revanche, je ne suis pas sûr qu’il ait l’habitude de livrer en Pologne. Le transporteur Polonais, je ne le connais pas, mais il a un camion dans le coin et il a besoin de fret de retour, alors il proposera un bon prix, et la Pologne, il connaît ! Mais la langue risque d’être un problème entre nous.
Les gros ont l’habitude d’avoir des camions sur les routes tous les jours, partout en Europe ; ils vont me donner une sorte de prix de marché.
Je vais donc devoir :
• compulser les Pages jaunes de l’annuaire téléphonique de mon département ;
• consulter un annuaire des transports, il doit y en avoir un à la CCI ;
• faire une recherche sur Internet : par exemple, en tapant « transport Polonais » sur Google, j’ai déjà des adresses de transporteurs qui se disent spécialistes (www.transport-international.com).
Après, c’est de la négo, ça, je sais faire.
Un truc que mon conseiller m’a dit et qui me paraît intéressant : le transporteur a une obligation de moyens, c’est-à-dire qu’il doit faire ce qu’il faut pour que ça marche. Mais il a aussi, et surtout, une obligation de conseil.
D’accord, le prix c’est important, mais je dois aussi tenir compte du fait que le prestataire m’explique comment ça se passe, quels sont les risques, ce qui peut améliorer ou freiner une expédition ou une exportation, ce que je peux faire pour préserver mes intérêts.
En plus, je dois faire davantage attention à celui qui me fait comprendre qu’à celui qui m’explique.

 

C.  Le transport en dehors de l’Union européenne

Ça, c’est une exportation. Pour la Corée, le plus simple, c’est que je propose à mon client d’approcher mes tables d’un port ou d’un aéroport où il les prendra en charge. Ainsi, je ne l’oblige pas à venir les chercher chez moi. Un Coréen ne doit même pas savoir où se trouve la France, alors, mon usine en Bretagne !
Plus tard, j’étudierai d’autres modes de transport. En maritime, d’après mon conseiller, ce n’est pas beaucoup plus compliqué qu’en camion jusqu’en Pologne.

Mais, comment proposer ça à mes clients si je ne parle pas le polonais ni le coréen ?
C’est simple : les règles Incoterms ICC 2010, c’est une langue universelle, il faut les utiliser.

 

Le conseil de l’expert
Que l’on soit exportateur/importateur chevronné ou débutant, on a toujours besoin de conseils. Il vaut mieux demander un conseil AVANT de faire. Ces conseils, il faut les chercher partout où il y a des professionnels compétents et il faut les croiser pour les valider.
Qui donne des conseils ?
La douane, le transporteur, le commissionnaire de transport, la banque, la chambre de commerce, les collègues isolés ou regroupés à l’AUTF (www.autf.fr) ou à sa chambre syndicale, des consultants, des apprentis d’école de commerce…

 

2/ Quelle assurance ?

D’après ce que m’a expliqué mon conseiller, si je livre mon client polonais et si ma marchandise est endommagée pendant le transport, c’est moi qui supporte le risque. Mais, comme je l’envoie par camion, il y a une assurance comprise dans le prix du transport : c’est la convention de Genève CMR (Convention relative au contrat de transport international de marchandise par route) du 2 juillet 1961 (ça ne s’invente pas un truc comme ça !).
Il m’a expliqué que tous les modes de transport prévoyaient, dans leurs conventions, une assurance qui couvrait les marchandises, mais limitée. Ça peut aller de 8,33 DTS (voir encadré « Le conseil » ci-dessus) le kg en routier à 17 DTS le kg en aérien.
En maritime, c’est un peu plus compliqué.
Il faut faire attention à deux choses :
• la valeur au kg ou au colis de la marchandise que l’on expédie ;
• le nombre de colis ou de kg que l’on expédie.
Par exemple, dans un conteneur qui contient 26 palettes de 9 tables chacune, qu’est-ce que j’expédie :
• un colis de 234 tables  (le conteneur) ?
• une unité de manutention contenant 26 palettes, donc 26 colis ?
• 234 tables sur 26 palettes dans un conteneur, donc 234 colis.
C’est la dernière version qu’il faut écrire.

Donc, en routier, la marchandise est assurée jusqu’à 8,33 DTS/kg. Ce qui veut dire que si mes tables sont abîmées, on va me les rembourser à 10,48 EUR le kg (8,33 x 1,2587 EUR valeur au 3 mars 2016).

Mais ça ne me va pas du tout ! Mes tables ne sont pas données elles valent beaucoup plus que ça ! Moi, je les vends 360 EUR pièce HT ! Qui va me rembourser la différence ?

C’est mon conseiller qui m’a rassuré. Dans la demande de cotation, je vais préciser que je veux une assurance « ad valorem », ce qui veut dire que je demande au transporteur d’assurer mes tables à leur valeur réelle. S’il y a un pépin, je serai remboursé 360 EUR pièce, et je ne perdrai rien. C’est ce que je vais faire !

 

Exemple de demande de cotation, à adapter à votre cas personnel : cliquer ici

 

Le conseil de rodolphe
DTS – Droit de Tirage Spécial (SDR – Special Drawing Rights)
C’est une monnaie qui n’existe pas vraiment
et qui a été inventée en 1969 par le Fonds monétaire international (FMI) pour que les pays règlent leurs comptes. C’est un panier de 4 monnaies, l’Euro (37,4 %), le Yen japonais (9,4 %), la Livre sterling (11,3 %) et le Dollar américain (41,9 %).
En clair, nous, on ne la connaît pas, il n’y a pas de billets, mais il y a un taux de change avec l’euro et les principales monnaies. Le 3 mars 2016, un DTS valait 1,2587 EUR. On trouve ça sur Internet : http://www.imf.org/external/np/exr/facts/sdr.htm