Gestion des données financières : quelle solution digitale choisir pour harmoniser ses données à l’international ?

Proposé par SAP Concur

Comment proposer des processus et une expérience utilisateur harmonisés lorsque l’on déploie ses activités dans plusieurs entités autour du monde ? Quels outils mettre en place afin que ceux-ci soient rapidement et facilement pris en main par toutes les équipes ? Pour harmoniser ses processus en matière de note de frais et relever les défis posés par une forte croissance, Teads a implémenté la solution SAP Concur.

Lorsqu’elle connaît une croissance rapide et s’étend au sein de nombreuses filiales à l’international, une entreprise doit harmoniser nombre de ses processus. C’est notamment le cas de ceux qui concernent la saisie et la gestion des notes de frais et des dépenses professionnelles. Des opérations souvent fastidieuses qui sont rarement la priorité des salariés. D’où l’importance, pour les entreprises, de développer en interne des outils faciles à prendre en main, et pour autant très sécurisés. À ce titre, la société Teads, spécialisée dans la vidéo publicitaire en ligne, et filiale du groupe Altice, constitue un cas d’école en la matière.

Choisir une solution unique pour toutes ses entités

Forte d’une croissance économique très importante (25 à 30 % chaque année), Teads crée depuis ses débuts de nouvelles entités tout autour du monde, et doit parfois déployer des processus différents pour chacune d’entre elles. Dès lors, harmoniser les modes de fonctionnement, consolider et sécuriser l’ensemble des données devient capital, et implémenter une solution capable de répondre à chaque défi, nécessaire. « Quand on ouvre de nouvelles entités, le développement est primordial, c’est toujours cet aspect-là qui prime. À terme, on se rend compte que l’on a développé divers outils dans différentes entités, que consolider les données devient compliqué, et que les processus divergent. De là est donc née notre réflexion de mettre en place des workflows similaires pour nos 20 entités et nos 800 collaborateurs. » explique Émeline Decrouy, Global Procurement et Travel Manager chez Teads.

C’est la raison pour laquelle Teads a fait appel à SAP Concur, acteur majeur de la gestion des notes de frais, qui offre un contrôle complet et automatisé ainsi qu’une visibilité en temps réel de celles-ci. La tâche n’était pourtant pas aisée, et la solution qu’ils souhaitaient implémenter devait nécessairement inclure un certain nombre de fonctionnalités, comme la gestion de la TVA, la dématérialisation de tous les justificatifs, ou encore l’OCR (reconnaissance optique de caractères) qui permet de préremplir une partie des champs et de faire gagner du temps à l’utilisateur. Autant de services que proposent SAP Concur, que Teads a pu déployer dans tous les pays où elle est présente, dans un court délai, et dans des conditions homogènes pour toutes les équipes. Émeline Decrouy poursuit : « Nous travaillons aujourd’hui avec Concur qui nous permet de déployer rapidement les outils dans de nouveaux pays, de les harmoniser entre eux, et également de consolider la donnée tout en ayant gagné en granularité pour les équipes finances, un autre point très important. »

Accompagner et former les équipes

Afin que les outils mis en place suscitent l’adhésion et soient utilisés par les collaborateurs de façon naturelle, les équipes SAP Concur offrent un accompagnement et procèdent à des formations chez Teads. Un accompagnement qui trouve un écho dans le travail des équipes de terrain. Sur ce sujet, Émeline Decrouy rappelle : « Dans un tel projet, il est important d’avoir un sponsor fort qui va encourager le projet. Avoir cet accompagnement est primordial pour que le message passe bien auprès de toutes les équipes. Pourquoi met-on cela en place ? Quels sont les avantages ? Il faut montrer ce qu’un tel projet apporte aux équipes et à l’entreprise. » Un projet mis en place auprès des équipes d’ores et déjà promis à se développer et s’approfondir dans le temps via les nouvelles fonctionnalités SAP Concur – telles que la digitalisation à valeur probante – et qui faisait l’objet d’un récent webcast, revenant en détail sur cette collaboration entre Teads et SAP Concur.

Visionnez l’entretien !
Découvrez ici l’intégralité de l’échange entre Emeline Decrouy, Global Procurement & Travel Manager chez Teads et Kahina Belmiloud, Product Marketing Director chez SAP Concur.