[Article partenaire] Découvrez pourquoi vous devriez envisager de recourir au traitement de la documentation assisté par l’IA (Intelligence artificielle) pour simplifier les processus de documentation commerciale essentiels.
L’essor de l’IA a eu un impact sur presque tous les aspects de l’économie ces dernières années, secteur commercial inclus. Mais les possibilités de la technologie vont bien au-delà de l’automatisation des processus quotidiens et de l’assistance pour des opérations comme la classification douanière. La gestion de la documentation complexe requise pour le dédouanement et la conformité est un autre secteur dans lequel ces outils apportent une aide précieuse.
Pour de nombreuses entreprises, la gestion des documents reste un processus manuel laborieux. Cela n’implique pas simplement des efforts supplémentaires et des délais de dédouanement prolongés. Cela peut aussi induire des risques d’établissement d’informations inexactes, obsolètes ou incomplètes. Par la suite, cela peut entraîner un ensemble de problèmes au niveau des points d’entrée ou si les entreprises doivent fournir des documents dans le cadre d’un audit.
Les défis liés au traitement manuel des documents
La gestion des vastes volumes de documentation requise représente un défi majeur pour toute entreprise, en particulier lorsque celle-ci n’est disponible que dans des formats non structurés et difficiles à catégoriser. En effet, selon Gartner, pas moins de 80 % des données utilisées aujourd’hui ne sont pas structurées.
Dans le secteur commercial, elles peuvent prendre de nombreuses formes. Les connaissements, certificats d’origine, factures, listes de colisage, licences d’exportation, contrats et e-mails de fournisseurs ne sont que quelques exemples de la documentation complexe que les entreprises doivent traiter. Cela inclut souvent du texte libre, des feuilles de calcul et des données financières dans une multitude de formats, et parfois même dans différentes langues.
Alors que de nombreuses autorités douanières ont pleinement adopté la digitalisation pour leurs rapports et leurs systèmes de paiement des obligations douanières, cela ne suffit pas à résoudre le problème. En réalité, cela peut même faire surgir de nouvelles difficultés lorsque les entreprises doivent utiliser un grand nombre de plateformes différentes, chacune ayant leurs propres exigences en matière de saisie de données.
Dans de nombreux cas, la documentation doit être scannée, convertie dans le bon format et contrôlée attentivement avant d’être envoyée. Tout manquement peut avoir un impact considérable en termes de coûts additionnels et de problèmes d’efficacité. Sans mentionner les nombreux risques de conformité associés, comme les erreurs de classification, les sous-évaluations ou les déclarations incorrectes.
Comment l’automatisation basée sur l’IA offre une solution révolutionnaire
La solution à ces problèmes est de plus en plus d’opter pour l’IA. Cela peut améliorer considérablement le traitement des documents à chaque étape. De l’intégration de documents papiers par des scanners et des technologies de reconnaissance optique avancées à la conversion de données non structurées dans les bons formats en passant par le contrôle de l’exactitude, les bons outils offrent des solutions stratégiques pour simplifier ces aspects critiques mais pénibles de la gestion commerciale.
MIC DOCFLOW, par exemple, utilise une combinaison de technologies de traitement intelligent des documents (IDP) avec des agents IA pour éliminer la nécessité de saisie manuelle des données ainsi que les tâches de validation. Cela inclut la reconnaissance optique pour convertir les documents papiers et PDF dans des formats numériques éditables ainsi que le traitement du langage naturel pour interpréter et comprendre les informations enregistrées.
En outre, des IA basées sur de vastes modèles de langages et l’apprentissage automatique permettent aux outils d’obtenir plus d’informations sur l’activité, d’identifier des modèles et de repérer les anomalies ou inexactitudes éventuelles.
Tout cela permet aux entreprises de lire des données numériquement, de les affiner dans les bons formats et d’appliquer les apprentissages. Pour résumer, cela implique une plus grande précision, un traitement des données plus efficace et, pour finir, des flux de marchandises plus fluides à travers le monde.
Dans un environnement complexe et évoluant rapidement, cela libère les entreprises d’un poids et laisse plus de temps aux employés pour se consacrer à des tâches utiles, en étant sûrs que la documentation commerciale est bien complète, précise et disponible en cas de besoin.
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