Guide de l'export en dix étapes - 25/11/2010
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3.1 Rappel des objectifs d´un voyage de prospection
3.2 Organiser son planning de rendez-vous sur place
3.1 Rappel des objectifs d´un voyage de prospection
Ça y est ! Vous allez prendre le téléphone pour organiser votre premier déplacement, les étapes préliminaires ont été importantes et parfois longues en fonction de vos objectifs.
Rappelez-vous :
- vous avez intégré vos objectifs de développement international à la stratégie de votre entreprise ;
- vous avez fédéré vos équipes autour du projet ;
- vous avez réalisé un diagnostic export ;
- vous avez fait des études de marché ;
- vous avez préparé vos offres et vos documents support ;
- vous avez construit un business plan export.
L´enjeu de ces premiers déplacements est donc fort, avec l´erreur communément commise de vouloir les rentabiliser par une présence sur place la plus courte possible.
Les questions affluent : quelle est donc la durée d´un premier déplacement de prospection ? Combien de temps consacrer à une première visite ? Puis-je concilier visite d´un salon local et tournée de prospection ?
- Repère -
Les objectifs d´un voyage de prospection
Il n´est pas inutile de les rappeler.
- Réaliser une première approche sur le marché, comprendre son fonctionnement.
- Vérifier et compléter les données de notre étude de marché.
- Appréhender la culture locale pour pouvoir s´y conformer.
- Visiter les prospects potentiels et en découvrir d´autres.
- Recueillir des informations sur la concurrence ;
- Construire son réseau social sur place...
3.2 Organiser son planning de rendez-vous sur place
Pas facile au premier abord. Cela nécessite un peu de méthode.
Partons d´un exemple concret.
La société LMC souhaite visiter cinq prospects en Italie sur la région de Rome. Étant donné le nombre de liaisons aériennes par jour et la proximité du marché, M. Robert, son responsable export, a prévu un déplacement sur deux jours : trois visites le premier jour et deux visites le jour suivant. Sachant qu´il s´agit de son premier déplacement en Italie, tous les objectifs seront-ils remplis ? M. Robert a-t-il tenu compte des contraintes locales pour l´organisation de son planning ?
- Repère -
Les contraintes locales
Quelles sont les contraintes locales qui pourront influer sur le déroulement du voyage ?
- Inexistant en Italie, mais redoutable ailleurs : le décalage horaire.
- Les jours fériés ou les fêtes religieuses.
- Les habitudes de travail et les horaires de bureau.
- Les distances et la qualité des infrastructures locales.
- Les pratiques interculturelles (ponctualité...).
- Les imprévus et les opportunités « je ne peux pas vous recevoir demain comme prévu » ou « je ne suis pas intéressé, mais je connais une entreprise qui le serait »...
D´où nos recommandations pour organiser un premier déplacement de prospection :
- Toujours arriver la veille au soir pour prendre un premier contact avec le pays, et surtout être prêt physiquement pour une première journée marathon au cours de laquelle les échanges verbaux se feront vraisemblablement dans une langue de travail qui n´est pas la vôtre.
- Profiter de la première journée pour construire son réseau social sur place, c´est-à-dire rencontrer l´ensemble des acteurs qui vous ont aidé dans la réalisation de votre étude de marché, ou qui pourront vous introduire auprès de partenaires locaux : représentants de la mission économique locale, de la chambre de commerce, du syndicat professionnel, du conseiller du commerce extérieur de la France, du président de l´amicale des expatriés français...
- Débuter vos visites par les prospects les moins intéressants de votre liste, afin de tester votre argumentation et la solidité de vos informations.
- Essayer de placer les rendez-vous les plus prometteurs en fin de matinée, pour pouvoir éventuellement enchaîner par un déjeuner (seulement si on vous le propose). Ne jamais les placer tout de suite après l´heure de déjeuner.
- Ne prenez pas trop de rendez-vous dans une même journée : votre interlocuteur peut être en retard, la discussion peut durer plus longtemps que prévu, il souhaite vous emmener visiter son entrepôt de stockage en périphérie de la ville...
- Si au contraire vous avez du temps libre, profitez-en pour essayer d´aller rendre visite à ceux qui vous ont dit « non » par téléphone, en prétextant une proximité non préméditée, voire de contacter des prospects que vous n´auriez pas identifiés au préalable.
- Attention aux cadeaux ! L´interculturel est très présent dans une première négociation et on ne peut jamais savoir à l´avance à quel profil nous aurons affaire. Limitez-vous aux « goodies » et autres gadgets publicitaires qui pourront être échangés sans risque de froisser quelques susceptibilités...
- Si vous souhaitez allier la visite d´un salon à une tournée de prospection, arrangez-vous pour qu´elle ait lieu en début de déplacement. En effet, les informations récoltées sur le salon vous seront précieuses pour préparer vos négociations.
Attention ! Si vos prospects participent eux-mêmes au salon, il se peut que le moment ne soit pas propice à la discussion ou que les responsables soient débordés. Vous perdriez alors l´impact de votre visite.
D´une manière générale, ne faites pas l´économie d´une journée supplémentaire, l´enjeu est trop important !
Le conseil de Carole
Privilégier cette approche sur des destinations lointaines et, dans tous les cas, fixer des rendez-vous en entreprise après la fin du salon. Sur des marchés de proximité, vous pouvez envisager d´intégrer des visites de salons à votre démarche de collecte d´informations dans le cadre de votre étude de marché, et organiser dans un deuxième temps des tournées de prospection ciblées.
Check-list des éléments interculturels à prendre en compte
- Qui rencontrons-nous ? Quelle est sa nationalité ? Que savons-nous de sa culture ?
- Comment s´habiller ? Comment se présenter ? Comment utiliser les cartes de visite ?
- Quelle importance accorder aux mots, aux gestes, aux regards, aux silences ?
- Quels sont les rituels à respecter ? Comment se comporter au cours des repas ?
- Les cadeaux sont-ils appropriés ? Doit-on les accepter ? Doit-on les ouvrir immédiatement ? Y en a-t-il à proscrire ?
- Quelles sont les actions à entreprendre pour que son impression soit favorable ? Qu´est-ce qui pourrait le surprendre agréablement ? Quels types de documents lui présenter ?
- Que pouvons-nous évoquer ? Que devons-nous passer sous silence ? Comment ouvrir l´entretien ? Que voulons-nous atteindre au final ? Et lui, quel est son objectif ?
- Qu´attendons-nous de lui ? Qu´attend-il de nous ?
- Quelle est la langue que nous allons utiliser ? La maîtrise-t-il correctement ? La maîtrisons-nous correctement ? Avons-nous sélectionné le bon interprète ? Avons-nous fait l´effort d´apprendre quelques mots dans sa langue ?
- Comment est structuré le site Internet de sa société ? Quelles sont les valeurs qu´elle a souhaité mettre en avant et pourquoi ? Sommes-nous en phase avec ses valeurs ?
- Comment allons-nous savoir à quelle étape de la négociation sommes-nous ? Sommes-nous d´accord sur le processus de négociation que nous souhaitons mettre en place ?
- Comment terminer l´entretien ? Quelles seront les prochaines étapes ?
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